Wie schreibt man Auskunftsersuchen personenbezogene Daten DSGVO
Ein Auskunftsersuchen im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ermöglicht es Einzelpersonen, Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch Unternehmen oder Organisationen zu erhalten. Wenn Sie Ihr Recht auf Auskunft gemäß der DSGVO geltend machen möchten, sollten Sie ein entsprechendes Schreiben an die verantwortliche Stelle verfassen.
Um Ihnen bei der Erstellung eines solchen Auskunftsersuchens zu helfen, gibt dieser Leitfaden praktische Hinweise zur Struktur und zum Inhalt des Schreibens.
1. Aufbau
Ein Auskunftsersuchen gemäß der DSGVO sollte in der Regel die folgenden Hauptbestandteile umfassen:
Einleitung und Kontaktdaten
Angaben zur Identifizierung
Konkrete Anfrage
Zeitrahmen
Unterschrift
2. Einleitung und Kontaktdaten
In der Einleitung sollten Sie den Zweck des Schreibens klar darlegen. Geben Sie an, dass Sie Ihr Recht auf Auskunft gemäß der DSGVO ausüben möchten. Fügen Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten hinzu, damit die verantwortliche Stelle Sie kontaktieren kann.
Beispiel:
Sehr geehrte/r [Name des/der Verantwortlichen],
hiermit mache ich gemäß Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mein Recht auf Auskunft geltend. Ich bitte um Mitteilung, welche personenbezogenen Daten Sie von mir verarbeiten. Bitte lassen Sie mir die Informationen schriftlich zukommen.
Meine Kontaktdaten lauten:
Vorname Nachname Straße Hausnummer PLZ Ort Land
3. Angaben zur Identifizierung
In diesem Abschnitt müssen Sie sich identifizieren, damit die verantwortliche Stelle Sie eindeutig identifizieren kann. Geben Sie Ihre vollständigen Namen, Ihre Adresse, Geburtsdatum oder andere Angaben an, die für Ihre eindeutige Identifizierung erforderlich sind.
Beispiel:
Um eine eindeutige Identifizierung sicherzustellen, teile ich Ihnen folgende Informationen mit:
Vollständiger Name: Vorname Nachname Geburtsdatum: TT.MM.JJJJ Weitere Angaben zur Identifizierung (optional)
4. Konkrete Anfrage
Präzisieren Sie Ihre Anfrage im nächsten Abschnitt. Fragen Sie gezielt nach bestimmten Informationen über Ihre personenbezogenen Daten, wie beispielsweise:
Welche personenbezogenen Daten von mir werden verarbeitet?
Zu welchem Zweck werden diese Daten verarbeitet?
Woher stammen die Daten?
An wen wurden die Daten gegeben bzw. werden sie weitergegeben?
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Welche weiteren Rechte habe ich bezüglich meiner Daten?
Beispiel:
Ich bitte Sie um Auskunft zu folgenden Fragen:
Welche personenbezogenen Daten von mir haben Sie gespeichert?
Zu welchem Zweck werden diese Daten verarbeitet?
Woher haben Sie meine Daten erhalten?
An wen wurden meine Daten weitergegeben oder werden sie weitergegeben?
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Welche weiteren Rechte habe ich bezüglich meiner Daten?
5. Zeitrahmen
Geben Sie einen angemessenen Zeitraum an, innerhalb dessen Sie eine Antwort erwarten. Nach Artikel 12 Absatz 3 DSGVO sollte die verantwortliche Stelle innerhalb eines Monats nach Eingang des Auskunftsersuchens antworten. Unter bestimmten Umständen kann diese Frist verlängert werden. Ein angemessener Zeitraum könnte beispielsweise 30 Tage sein.
Bitte beachten Sie, dass dieser Leitfaden lediglich als Orientierungshilfe dient und nicht als rechtliche Beratung angesehen werden sollte. Die genaue Formulierung und der Inhalt des Auskunftsersuchens sollten Ihren spezifischen Anforderungen und Umständen entsprechen. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, einen Rechtsanwalt oder eine Rechtsberatungsstelle zu konsultieren.
Nach dem Versenden des Auskunftsersuchens sollten Sie eine Kopie des Schreibens aufbewahren sowie den Versandbeleg für Ihre Unterlagen aufbewahren.
Mit diesem Leitfaden sollten Sie nun in der Lage sein, ein Auskunftsersuchen im Rahmen der DSGVO zu erstellen und zu gestalten. Viel Erfolg!
Frage 1: Wie schreibe ich ein Auskunftsersuchen nach der DSGVO?
Um ein wirksames Auskunftsersuchen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verfassen, sollten Sie folgende Elemente in Ihrem Schreiben einbeziehen: – Ihre persönlichen Daten (Name, Anschrift, Kontaktdaten) – Angabe des Unternehmens oder der Organisation, bei der Sie um Auskunft ersuchen – Konkrete Angabe des Zwecks des Auskunftsersuchens – Ausführliche Beschreibung der personenbezogenen Daten, über die Sie Auskunft wünschen – Angabe des Zeitraums, für den Sie Auskunft verlangen – Unterschrift und Datum des Schreibens Es ist auch wichtig, das Schreiben klar und präzise zu formulieren und keine unnötigen Informationen anzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen angeben, um eine schnelle und vollständige Antwort auf Ihr Auskunftsersuchen zu erhalten.
Frage 2: Kann ich ein Auskunftsersuchen auch per E-Mail stellen?
Ja, gemäß der DSGVO können Sie Ihr Auskunftsersuchen auch per E-Mail stellen. Allerdings sollten Sie beachten, dass die E-Mail unverschlüsselt übertragen werden kann und somit ein gewisses Risiko besteht, dass Unbefugte Zugriff auf Ihre Daten oder Ihr Auskunftsersuchen erhalten. Sie können daher auch ein Einschreiben oder ein ähnlich sicheres Übermittlungsverfahren nutzen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind.
Frage 3: Wie lange dauert es, bis ich eine Antwort auf mein Auskunftsersuchen erhalte?
Gemäß Artikel 12 Absatz 3 der DSGVO muss das Unternehmen oder die Organisation, bei der Sie um Auskunft ersuchen, Ihre Anfrage innerhalb eines Monats beantworten. In einigen Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn Ihr Auskunftsersuchen besonders komplex ist. Sollte die Frist nicht eingehalten werden, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.
Frage 4: Welche Kosten können mir für die Bearbeitung meines Auskunftsersuchens entstehen?
Gemäß Artikel 12 Absatz 5 der DSGVO dürfen Unternehmen und Organisationen für die Bearbeitung Ihres Auskunftsersuchens keine übermäßigen Kosten berechnen. In einigen Fällen können jedoch angemessene Gebühren erhoben werden, insbesondere wenn Sie bereits Auskunft über die gleichen oder ähnliche personenbezogenen Daten erhalten haben und sich das Unternehmen daher mit Ihrer Anfrage befassen muss. Deren Höhe muss angemessen und gerechtfertigt sein.
Frage 5: Kann ich mein Auskunftsersuchen auch widerrufen?
Ja, wenn Sie Ihr Auskunftsersuchen widerrufen möchten, können Sie dies schriftlich oder per E-Mail tun. Sie sollten das Unternehmen oder die Organisation darüber informieren, dass Sie Ihr Auskunftsersuchen zurückziehen möchten und dies mit Unterschrift und Datum bestätigen. Beachten Sie jedoch, dass der Widerruf keine Auswirkungen auf die Verarbeitung Ihrer bereits erhaltenen Auskunft bzw. auf bereits erfolgte Datenweitergaben hat.
Frage 6: Kann ich ein Auskunftsersuchen im Namen einer anderen Person stellen?
Ja, Sie können ein Auskunftsersuchen auch im Namen einer anderen Person stellen, sofern Sie dazu berechtigt sind. Dabei sollten Sie jedoch nachweisen können, dass Sie die Zustimmung der betreffenden Person haben oder dass Sie berechtigt sind, das Auskunftsersuchen in deren Namen zu stellen, beispielsweise als gesetzlicher Vertreter. Es ist ratsam, dies in Ihrem Schreiben deutlich anzugeben und gegebenenfalls entsprechende Nachweise beizufügen.
Frage 7: Was kann ich tun, wenn meine Anfrage auf Auskunft abgelehnt wird?
Wenn Ihre Anfrage auf Auskunft abgelehnt wird, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen. Diese prüft den Fall und kann gegebenenfalls weitere Maßnahmen ergreifen, um Ihr Recht auf Auskunft durchzusetzen. Sie können auch rechtliche Schritte einleiten, um Ihr Recht auf Auskunft vor Gericht durchzusetzen. Es empfiehlt sich, vor der Einleitung rechtlicher Schritte rechtlichen Rat einzuholen.
Frage 8: Gilt das Auskunftsrecht nach der DSGVO auch für Informationen, die vor Inkrafttreten der Verordnung gesammelt wurden?
Ja, das Auskunftsrecht nach der DSGVO gilt auch für Informationen, die vor Inkrafttreten der Verordnung (25. Mai 2018) gesammelt wurden. Sie haben das Recht, Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu erhalten, die ein Unternehmen oder eine Organisation über Sie gespeichert hat, unabhängig davon, wann diese Daten erhoben wurden. Es kann jedoch sein, dass das Unternehmen oder die Organisation Schwierigkeiten hat, alle relevanten Informationen aus vergangenen Jahren bereitzustellen, insbesondere wenn diese Informationen nicht in elektronischer Form vorliegen.
Frage 9: Kann ich ein Auskunftsersuchen auch an ein Unternehmen mit Sitz im Ausland richten?
Ja, Sie können ein Auskunftsersuchen auch an ein Unternehmen mit Sitz im Ausland richten, sofern dieses Unternehmen personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Gemäß Artikel 3 der DSGVO gilt die Verordnung auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der Europäischen Union, sofern diese Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten oder deren Verhalten überwachen. In diesem Fall sollten Sie sicherstellen, dass Sie das Auskunftsersuchen in einer Sprache verfassen, die das Unternehmen versteht, und gegebenenfalls Informationen zur Identifikation bereitstellen, damit das Unternehmen Ihre Anfrage bearbeiten kann.
Frage 10: Was kann ich tun, wenn ich mit der erhaltenen Auskunft nicht zufrieden bin?
Wenn Sie mit der erhaltenen Auskunft nicht zufrieden sind, sollten Sie zuerst das Unternehmen oder die Organisation kontaktieren und Ihre Bedenken mit ihnen besprechen. Es kann sein, dass es sich um ein Missverständnis handelt oder dass das Unternehmen weitere Informationen bereitstellen kann, um Ihre Fragen zu beantworten. Sollten Sie jedoch weiterhin unzufrieden sein, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.
Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken und stellt keine rechtliche Beratung dar. Es wird empfohlen, bei spezifischen Rechtsfragen einen Rechtsanwalt zu konsultieren.
hiermit möchte ich Sie gemäß Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bitten, mir Auskunft über die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten zu erteilen.
Bitte teilen Sie mir insbesondere folgende Informationen mit:
Welche personenbezogenen Daten haben Sie über mich gespeichert?Zu welchem Zweck werden diese Daten verarbeitet?An welche Empfänger wurden oder werden meine Daten gegebenenfalls weitergegeben?Wie lange werden meine Daten gespeichert?Welche Rechte habe ich in Bezug auf die Verarbeitung meiner Daten?Besteht für mich das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung meiner Daten?Wie kann ich von meinen Rechten Gebrauch machen?Wurden oder werden meine Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt? Wenn ja, welche Garantien wurden für den Schutz meiner Daten getroffen?
Bitte stellen Sie mir die angeforderten Informationen schriftlich und in elektronischer Form zur Verfügung und senden Sie sie an die oben angegebene Adresse oder per E-Mail an die oben angegebene E-Mail-Adresse.
Des Weiteren bitte ich Sie, die Informationen in einer verständlichen und leicht zugänglichen Form bereitzustellen.
Ich weise darauf hin, dass Sie gemäß Artikel 12 Absatz 3 DSGVO verpflichtet sind, auf mein Auskunftsersuchen innerhalb eines Monats zu antworten. Sollten Sie für die Bearbeitung meines Ersuchens weitere Informationen benötigen, bitte ich um rechtzeitige Kontaktaufnahme.
Bitte beachten Sie, dass ich für die Erteilung der Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO keine Kosten oder Gebühren entrichten muss, es sei denn, Ihr Unternehmen kann die Bereitstellung der Information im Hinblick auf den Umfang oder die Komplexität meines Ersuchens begründet ablehnen. In einem solchen Fall bitte ich um eine schriftliche Begründung Ihrer Ablehnung.
