Wie erstellt man Follow-up-Schreiben nach Besprechungen?
Ein Follow-up-Schreiben nach einer Besprechung oder einem Meeting ist eine wichtige Möglichkeit, um den Austausch fortzusetzen und die besprochenen Themen schriftlich zu dokumentieren. Es ermöglicht auch, eventuelle Missverständnisse zu klären und Verbindlichkeiten festzuhalten. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Erstellung und Gestaltung solcher Schreiben beachten sollten:
1. Betreffzeile:
Beginnen Sie das Schreiben mit einer prägnanten Betreffzeile, die den Inhalt des Schreibens zusammenfasst. Verwenden Sie beispielsweise „Follow-up nach unserem Treffen am [Datum]“ oder „Zusammenfassung der besprochenen Punkte vom [Datum]“.
2. Anrede:
Verwenden Sie eine angemessene Anrede, je nachdem, an wen das Schreiben gerichtet ist. Wenn Sie die Person nicht persönlich kennen, können Sie „Sehr geehrte/r [Name]“ verwenden. Wenn das Verhältnis informeller ist, können Sie auch „Hallo [Name]“ verwenden.
3. Kurze Zusammenfassung des Treffens:
Geben Sie eine kurze Zusammenfassung des besprochenen Treffens, um sicherzustellen, dass alle Parteien auf demselben Stand sind. Erwähnen Sie die wichtigsten Diskussionspunkte und Entscheidungen, die getroffen wurden. Dies hilft den Empfängern, den Kontext des Schreibens zu verstehen.
4. Vereinbarte Maßnahmen:
Listen Sie alle Maßnahmen auf, die während des Treffens vereinbart wurden. Die Liste sollte klar und präzise sein. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um die Maßnahmen deutlich voneinander zu trennen. Geben Sie für jede Maßnahme den zuständigen Ansprechpartner und das Datum an, bis wann die Maßnahme abgeschlossen sein sollte.
5. Offene Fragen oder Anliegen:
Wenn es noch offene Fragen oder anhängige Anliegen gibt, erwähnen Sie diese im Schreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Informationen geben, damit die Empfänger verstehen, worum es geht. Geben Sie gegebenenfalls auch an, bis wann Sie eine Antwort oder eine Lösung erwarten.
6. Konkrete Vorschläge:
Wenn Sie während des Treffens Verbesserungsvorschläge oder Ideen besprochen haben, können Sie diese im Follow-up-Schreiben nochmals aufgreifen. Bieten Sie konkrete Vorschläge an und erläutern Sie, wie diese umgesetzt werden könnten.
7. Höflicher Abschluss:
Beenden Sie das Schreiben höflich, indem Sie den Empfängern für ihre Zeit und Zusammenarbeit danken. Geben Sie auch Ihre Kontaktdaten an, falls weitere Fragen oder Anmerkungen auftreten sollten. Verwenden Sie eine formelle Abschlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ gefolgt von Ihrem Namen.
8. Formatierung:
Halten Sie das Schreiben klar und gut strukturiert. Verwenden Sie Absätze, um Abschnitte voneinander zu trennen. Hervorhebungen wie fettgedruckter Text oder Aufzählungszeichen helfen dabei, wichtige Punkte herauszustellen und die Lesbarkeit zu verbessern.
9. Proofreading:
Lesen Sie das Schreiben vor dem Versenden sorgfältig durch, um eventuelle Rechtschreib- oder Grammatikfehler zu finden. Eine korrekte und professionelle Schreibweise ist wichtig, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Indem Sie diese Richtlinien befolgen, sind Sie gut gerüstet, um ein effektives Follow-up-Schreiben nach einem Treffen zu erstellen. Vergessen Sie nicht, dass jedes Schreiben individuell angepasst werden sollte, um den spezifischen Anforderungen des Treffens gerecht zu werden.
Frage 1: Wie schreibe ich einen Folgebrief nach einem Treffen?
Ein Folgebrief nach einem Treffen ist eine wichtige Form der Kommunikation, um die Ergebnisse, Vereinbarungen und nächsten Schritte nach einem Treffen zu dokumentieren. Hier sind einige wichtige Elemente, die Sie in Ihrem Folgebrief berücksichtigen sollten:
1. Begrüßung: Beginnen Sie Ihren Brief mit einer höflichen Begrüßung und einer kurzen Einleitung, in der Sie das Treffen erwähnen. Verwenden Sie eine professionelle Anrede wie „Sehr geehrter Herr/Frau [Name]“.
2. Zusammenfassung des Treffens: Fassen Sie die wichtigsten Punkte und Diskussionen des Treffens in einigen kurzen Absätzen zusammen. Geben Sie den Namen der teilnehmenden Personen an und erwähnen Sie die relevanten Themen, die besprochen wurden.
3. Vereinbarungen und Aktionsschritte: Listen Sie die Vereinbarungen, Entscheidungen und nächsten Schritte auf, die während des Treffens getroffen wurden. Geben Sie klare und präzise Informationen über die Zuständigkeiten und Fristen für jede Aktion.
4. Dankbarkeit und Wertschätzung: Zeigen Sie Dankbarkeit für die Zeit und die Gelegenheit des Treffens. Drücken Sie Ihre Wertschätzung für die Teilnahme und die besprochenen Ideen aus.
5. Kontaktinformationen: Fügen Sie Ihre Kontaktdaten am Ende des Briefes hinzu, um den weiteren Austausch zu erleichtern.
6. Professionalität und Korrektheit: Achten Sie auf eine professionelle und konzise Formulierung des Briefes. Korrigieren Sie alle Rechtschreib- und Grammatikfehler sorgfältig.
Frage 2: Soll ich den Folgebrief per E-Mail oder per Post versenden?
Die Versandart für Ihren Folgebrief hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Dringlichkeit der Informationen und den Präferenzen der Empfänger. Hier sind einige Punkte zu beachten:
1. E-Mail: Wenn das Treffen von eher informellem Charakter war oder wenn schnelle Reaktionen erforderlich sind, ist es angemessen, den Folgebrief per E-Mail zu versenden. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie eine professionelle E-Mail-Adresse verwenden und den Brief als PDF-Anhang senden, um die Formatierung beizubehalten.
2. Post: Wenn das Treffen formeller war oder wenn der Empfänger den Vorzug gibt, physische Dokumente zu erhalten, senden Sie den Folgebrief per Post. Berücksichtigen Sie dabei die Lieferzeiten und stellen Sie sicher, dass der Brief auf dem schnellsten Weg zugestellt wird.
Frage 3: Muss ich den Folgebrief unterschreiben?
Ja, es ist üblich und empfehlenswert, den Folgebrief nach einem Treffen zu unterschreiben. Die Unterschrift zeigt, dass der Brief von Ihnen persönlich verfasst wurde und macht den Brief authentisch.
Unterschreiben Sie den Brief unterhalb Ihrer abschließenden Grußformel. Verwenden Sie Ihre vollständige Signatur, einschließlich Ihres Namens, Titels und Kontaktdaten.
Frage 4: Wie kann ich sicherstellen, dass der Empfänger den Folgebrief erhalten hat?
Um sicherzustellen, dass der Empfänger den Folgebrief erhalten hat, können Sie folgende Maßnahmen ergreifen:
1. Lesebestätigung anfordern: Bei der Versendung des Folgebriefes per E-Mail können Sie eine Lesebestätigung anfordern, um sicherzustellen, dass der Empfänger den Brief gelesen hat.
2. Verfolgungsnummer verwenden: Wenn Sie den Folgebrief per Post versenden, wählen Sie eine Versandmethode mit Verfolgungsnummer. So können Sie den Status der Lieferung nachverfolgen.
3. Telefonische Nachfrage: Nach angemessener Zeit können Sie den Empfänger telefonisch kontaktieren, um zu bestätigen, dass der Brief angekommen ist und um etwaige Fragen zu klären.
Frage 5: Gibt es ein festes Zeitfenster, in dem ich den Folgebrief versenden sollte?
Es gibt keine feste Regel, wann der Folgebrief nach einem Treffen versendet werden sollte, aber es ist ratsam, ihn so schnell wie möglich zu senden, um die Ereignisse noch frisch in Erinnerung zu haben. Je länger Sie warten, desto mehr sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sich alle Beteiligten an die Details des Treffens erinnern können.
Es ist jedoch wichtig, den Brief gründlich zu überarbeiten, um mögliche Fehler oder Unvollständigkeiten zu vermeiden. Ein ausgewogener Zeitrahmen liegt zwischen einem bis drei Werktagen.
Frage 6: Wie kann ich sicherstellen, dass der Folgebrief klar und verständlich formuliert ist?
Um sicherzustellen, dass der Folgebrief klar und verständlich formuliert ist, sollten Sie folgende Punkte beachten:
1. Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache. Vermeiden Sie zu technische Fachausdrücke oder Abkürzungen, es sei denn, sie sind für die Empfänger verständlich.
2. Strukturieren Sie den Brief in Absätzen und nummerierten oder aufgelisteten Punkten, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.
3. Verwenden Sie kurze und prägnante Sätze, um das Verständnis zu erleichtern.
4. Überprüfen Sie den Brief auf Grammatik- und Rechtschreibfehler. Lesen Sie ihn mehrmals gründlich durch oder bitten Sie eine andere Person um Korrekturlesen.
Frage 7: Was sollte ich tun, wenn der Empfänger nicht auf meinen Folgebrief reagiert?
Wenn der Empfänger nicht auf Ihren Folgebrief reagiert, sollten Sie die folgenden Schritte unternehmen:
1. Warten Sie eine angemessene Zeit: Geben Sie dem Empfänger genügend Zeit, um auf den Brief zu reagieren. Je nach Dringlichkeit der Angelegenheit kann dies einige Tage bis zu einigen Wochen dauern.
2. Erinnerung senden: Wenn der Empfänger nicht antwortet, können Sie eine freundliche Erinnerung per E-Mail oder per Post senden. Fassen Sie kurz die Inhalte Ihres vorherigen Briefes zusammen und bitten Sie um eine Rückmeldung.
3. Telefonisch kontaktieren: Wenn der Empfänger auch nach der Erinnerung nicht reagiert, versuchen Sie ihn telefonisch zu erreichen, um weitere Informationen zu erhalten und offene Fragen zu klären.
4. Alternative Kommunikationsmethode: Wenn Sie auch nach mehreren Versuchen keine Antwort erhalten, sollten Sie alternative Kommunikationskanäle prüfen, wie zum Beispiel die Kontaktaufnahme über andere Personen oder Institutionen.
Frage 8: Kann ich den Folgebrief als Quittung verwenden?
Ein Folgebrief nach einem Treffen dient in erster Linie dazu, die Ergebnisse und Absprachen des Treffens festzuhalten und den weiteren Austausch zu unterstützen. Er kann jedoch auch als Quittung für die Teilnahme an einem Meeting verwendet werden.
Um den Folgebrief als Quittung zu nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass der Brief die folgenden Informationen enthält:
1. Datum und Uhrzeit des Treffens
2. Teilnehmerliste
3. Eine Zusammenfassung der besprochenen Themen und Ergebnisse
4. Ihre Unterschrift und Kontaktdaten
Beachten Sie jedoch, dass es für bestimmte formelle Zwecke sinnvoller sein kann, eine separate Quittung zu erstellen, die spezifische Informationen enthält.
Frage 9: Wie kann ich meinen Folgebrief formal gestalten?
Einen formalen Folgebrief nach einem Treffen zu gestalten ist wichtig, um Professionalität und Seriosität zu vermitteln. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:
1. Verwenden Sie eine formelle Anrede wie „Sehr geehrter Herr/Frau [Name]“ oder „Geschätzte/r [Titel] [Name]“.
2. Strukturieren Sie den Brief in Absätzen und verwenden Sie Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern.
3. Verwenden Sie eine professionelle Schriftart und -größe. Times New Roman oder Arial mit einer Schriftgröße von 12 sind übliche Wahlmöglichkeiten.
4. Formatieren Sie den Brief ordentlich und verwenden Sie einheitliche Abstände am linken und rechten Rand.
5. Verwenden Sie Ihre vollständige geschäftliche Signatur am Ende des Briefes, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Position und Ihrer Kontaktdaten.
Frage 10: Gibt es spezielle Anforderungen für Folgebriefe in bestimmten Branchen?
Ja, in einigen Branchen gibt es spezielle Anforderungen und Konventionen für Folgebriefe nach einem Treffen. Zum Beispiel:
1. Geschäftsbriefe: In der Geschäftswelt sind klare und präzise Informationen, eine professionelle Formulierung und die Angabe von Geschäftseinheiten oder Kundenreferenzen oft wichtig.
2. Rechtliche Schreiben: In Rechtsschreiben sollten Sie besondere Sorgfalt walten lassen, um Fristen, Zuständigkeiten und andere rechtliche Aspekte genau zu formulieren und zu dokumentieren.
3. Akademische oder wissenschaftliche Schreiben: In diesen Bereichen können Folgebriefe für die Zusammenarbeit, Veröffentlichungen oder Forschungsprojekte spezifische Elemente und Formatierungen erfordern.
Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche zu berücksichtigen und den Folgebrief entsprechend anzupassen.
Die Kündigung eines Vertrages sollte immer in Schriftform erfolgen. Hier sind einige Punkte, die Sie in Ihrer Vertragskündigung beachten sollten:
1. Hinweise auf den Vertrag: Geben Sie den genauen Namen und die Daten des Vertrages an, den Sie kündigen möchten. Nennen Sie auch die Vertragsparteien.
2. Kündigungsgrund: Erläutern Sie den Grund für die Kündigung. Geben Sie klare und präzise Informationen, warum Sie den Vertrag vorzeitig beenden möchten.
3. Kündigungsfrist: Prüfen Sie den Vertrag sorgfältig, um die vereinbarte Kündigungsfrist zu kennen. Beachten Sie diese Frist und geben Sie das Datum an, an dem die Kündigung wirksam werden soll.
4. Rücksendung von Waren oder sonstigen Eigentum: Wenn Sie Waren oder andere Eigentum des Vertragspartners besitzen, erwähnen Sie, ob und wie diese zurückgegeben werden sollen.
5. Unterzeichnung: Vergessen Sie nicht, den Kündigungsbrief zu unterschreiben. Ihre Unterschrift zeigt, dass Sie die Kündigung ernst meinen und bereit sind, die Konsequenzen zu tragen.
Frage 2: Gibt es bestimmte Formulierungen, die ich in einer Kündigung eines Vertrages verwenden sollte?
Ja, es gibt bestimmte Formulierungen, die in einer Kündigung eines Vertrages verwendet werden sollten, um klar und eindeutig zu sein. Hier sind einige Beispielsätze:
Ich hoffe, dass Ihnen dieses Schreiben in bester Verfassung erreicht. Es war eine große Freude, Sie am [Datum] bei unserem Treffen kennenzulernen.
Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um Ihnen für Ihr Interesse an [Unternehmen/Produkt/Dienstleistung] zu danken. Ihre Fragen und Anmerkungen waren äußerst nützlich für uns und wir schätzen Ihr wertvolles Feedback sehr.
Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung unseres Treffens und der besprochenen Punkte:
[Besondere Vereinbarungen oder Maßnahmen, die ergriffen werden müssen]
(Bitte korrigieren Sie mich, falls ich etwas falsch verstanden habe oder wichtige Punkte ausgelassen habe.)
Ich möchte Sie darüber informieren, dass wir bereits an den von Ihnen vorgeschlagenen Punkten arbeiten. Unser Team hat Ihre Anregungen sorgfältig durchdacht und wir sind zuversichtlich, dass wir Ihre Erwartungen erfüllen können.
Falls Sie weitere Fragen oder Anliegen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können mich per E-Mail ([Ihre E-Mail-Adresse]) oder telefonisch unter [Ihre Telefonnummer] erreichen.
Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse an [Unternehmen/Produkt/Dienstleistung]. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit.
