Vorlage und Muster für Datenschutzrechtliches Verfahrensverzeichnis Verantwortlicher DSGVO zur Anpassung und Erstellung – Öffnen im WORD– und PDF-Format
2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
[Beschreibung des Zwecks der Datenverarbeitung]
[Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung]
3. Kategorien von personenbezogenen Daten:
[Beschreibung der Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden]
4. Kategorien von betroffenen Personen:
[Beschreibung der Kategorien von betroffenen Personen, deren Daten verarbeitet werden]
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden können:
[Beschreibung der Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die Daten übermittelt werden können]
6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten:
[Angabe der geplanten Speicherdauer]
7. Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung der personenbezogenen Daten:
[Beschreibung der getroffenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit]
8. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten:
[Beschreibung der konkreten Verarbeitungstätigkeiten]
9. Verantwortliche Stelle für Datenschutz:
Name:
[Name der Datenschutzbeauftragten oder der verantwortlichen Stelle für Datenschutz]
Anschrift:
[Straße, Hausnummer, PLZ, Ort]
Kontaktdaten:
[Telefonnummer, E-Mail-Adresse]
Diese datenschutzrechtliche Vorlage dient lediglich als Hilfestellung und kann an die individuellen Anforderungen des Verantwortlichen angepasst werden.
Vorlage und Muster für Datenschutzrechtliches Verfahrensverzeichnis Verantwortlicher DSGVO zur Anpassung und Erstellung im WORD– und PDF-Format
Frage 1: Was ist ein datenschutzrechtliches Verfahrensverzeichnis?
Ein datenschutzrechtliches Verfahrensverzeichnis ist ein Dokument, das Informationen über die Datenverarbeitungstätigkeiten eines Verantwortlichen enthält. Es dient als Grundlage für die Einhaltung der Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Frage 2: Wer muss ein Verfahrensverzeichnis führen?
Gemäß Artikel 30 der DSGVO muss jeder Verantwortliche ein Verfahrensverzeichnis führen, sofern er personenbezogene Daten verarbeitet. Dies gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Art der Datenverarbeitung.
Frage 3: Welche Informationen müssen im Verfahrensverzeichnis enthalten sein?
Das Verfahrensverzeichnis muss unter anderem Informationen zum Verantwortlichen, zum Zweck der Datenverarbeitung, zu den Kategorien der verarbeiteten Daten, zu den Empfängern der Daten und zur geplanten Dauer der Datenspeicherung enthalten. Eine vollständige Liste der erforderlichen Informationen finden Sie in Artikel 30 Absatz 1 der DSGVO.
Frage 4: Wie wird ein Verfahrensverzeichnis erstellt?
Die Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses erfordert eine genaue Bestandsaufnahme aller Datenverarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen. Es müssen alle relevanten Informationen gesammelt und in strukturierter Form dokumentiert werden. Es kann hilfreich sein, eine Standardvorlage oder ein Muster zu verwenden.
Frage 5: Wer hat Zugriff auf das Verfahrensverzeichnis?
Das Verfahrensverzeichnis sollte innerhalb des Verantwortlichen-Unternehmens zugänglich sein. Darüber hinaus kann es von Aufsichtsbehörden im Rahmen der Kontrolltätigkeiten angefordert werden. In einigen Fällen können auch betroffene Personen das Verzeichnis einsehen, um Informationen über die Verarbeitung ihrer Daten zu erhalten.
Frage 6: Muss das Verfahrensverzeichnis aktualisiert werden?
Ja, das Verfahrensverzeichnis muss regelmäßig aktualisiert werden. Änderungen in den Datenverarbeitungstätigkeiten, zum Beispiel aufgrund neuer Geschäftsprozesse oder gesetzlicher Anforderungen, sollten zeitnah im Verzeichnis dokumentiert werden. Es ist wichtig, dass das Verfahrensverzeichnis stets auf dem aktuellen Stand ist.
Frage 7: Gibt es Sanktionen bei Nichterstellung oder Unvollständigkeit des Verfahrensverzeichnisses?
Ja, bei Verstößen gegen die Pflicht zur Führung eines Verfahrensverzeichnisses drohen gemäß Artikel 83 Absatz 4 der DSGVO Geldbußen von bis zu 10 Millionen Euro oder bis zu 2% des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Frage 8: Kann ein Verantwortlicher ein Verfahrensverzeichnis für mehrere Unternehmen oder Organisationen führen?
Ja, ein Verantwortlicher kann ein Verfahrensverzeichnis für mehrere Unternehmen oder Organisationen führen, wenn er für deren Datenverarbeitungstätigkeiten verantwortlich ist. In diesem Fall sollten die Angaben im Verzeichnis klar und deutlich unterscheidbar sein, um die Informationen zu den einzelnen Unternehmen oder Organisationen zu ermöglichen.
Frage 9: Muss ein Verfahrensverzeichnis veröffentlicht werden?
Es besteht keine allgemeine Pflicht zur Veröffentlichung des Verfahrensverzeichnisses. Es sollte jedoch intern zugänglich sein und gegebenenfalls auf Anfrage den Aufsichtsbehörden oder betroffenen Personen zur Verfügung gestellt werden können. In einigen Fällen kann eine Veröffentlichung erforderlich sein, z. B. wenn es gesetzliche Veröffentlichungspflichten gibt.
Frage 10: Kann ein Verfahrensverzeichnis elektronisch geführt werden?
Ja, ein Verfahrensverzeichnis kann auch in elektronischer Form geführt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die elektronische Version angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der darin enthaltenen personenbezogenen Daten bietet. Es sollte regelmäßig gesichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
