Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten DSGVO

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Wie schreibt man eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach DSGVO?

Die Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist ein wichtiges Instrument im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mit dieser Selbstauskunft können Sie als betroffene Person bei einem Unternehmen oder einer Organisation Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Um eine rechtlich korrekte und vollständige Selbstauskunft zu erstellen, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Angaben zur betroffenen Person

Die Selbstauskunft sollte mit Ihren persönlichen Daten beginnen, damit das Unternehmen/ die Organisation Sie eindeutig identifizieren kann. Folgende Informationen sollten enthalten sein:

Name:

Ihr vollständiger Vor- und Nachname

Adresse:

Ihre aktuelle Anschrift

Kontaktinformationen:

Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Geburtsdatum:

Ihr Geburtsdatum zur eindeutigen Identifikation

2. Konkrete Angaben zur Auskunft

Im nächsten Schritt sollten Sie angeben, über welche Daten Sie Auskunft verlangen möchten. Sie können dabei konkret auf bestimmte Arten von personenbezogenen Daten oder auf bestimmte Verarbeitungszwecke eingehen. Folgende Informationen sollten Sie angeben:

Art der personenbezogenen Daten:

Zum Beispiel Angaben zu Ihrer Identität, Kontaktdaten, Vertragsdaten etc.

Verarbeitungszweck:

Zum Beispiel Zweck der Datenverarbeitung, wie Kundenverwaltung, Vertragsabwicklung etc.

Zeitraum der Datenverarbeitung:

Zum Beispiel den Zeitraum, für den die Daten verarbeitet wurden oder werden sollen

3. Nachweis der Identität

Um sicherzustellen, dass nur Sie als betroffene Person Zugriff auf Ihre Daten haben, sollten Sie Ihren Ausweis (Kopie) beilegen oder andere geeignete Nachweise, um Ihre Identität zu bestätigen. Hierbei können Sie darauf hinweisen, dass das Unternehmen/ die Organisation nur personenbezogene Daten preisgeben darf, wenn die Identität zweifelsfrei nachgewiesen wurde.

4. Aufforderung zur Auskunftserteilung

In diesem Abschnitt sollten Sie das Unternehmen/ die Organisation auffordern, Ihnen die gewünschten Informationen innerhalb einer angemessenen Frist zu übermitteln. Empfehlenswert ist eine Frist von 30 Tagen, wie es in der DSGVO vorgeschrieben ist.

5. Unterschrift

Schließen Sie die Selbstauskunft mit Ihrer Unterschrift ab. Die Unterschrift dient als Bestätigung, dass die Selbstauskunft von Ihnen persönlich stammt.

6. Versand der Selbstauskunft

Schicken Sie die Selbstauskunft per Einschreiben mit Rückschein oder auf andere geeignete Weise, die einen Nachweis über den Zugang ermöglicht. So können Sie sicherstellen, dass das Unternehmen/ die Organisation die Selbstauskunft erhalten hat.

Beachten Sie, dass die Selbstauskunft kostenlos ist und das Unternehmen/ die Organisation die Auskunft in einem gängigen elektronischen Format bereitstellen muss, sofern Sie keine anderweitige Vereinbarung treffen.

Dieser Leitfaden soll Ihnen als Orientierungshilfe dienen und stellt keine Rechtsberatung dar. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, einen Rechtsanwalt zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihre Selbstauskunft den rechtlichen Anforderungen entspricht.

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FAQ – Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten (DSGVO)

Frage 1: Warum ist es wichtig, eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der DSGVO einzuholen?

Die DSGVO legt fest, dass Personen das Recht haben, von Unternehmen Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten über sie gespeichert und verarbeitet werden. Eine Selbstauskunft stellt sicher, dass Unternehmen transparent und fair mit personenbezogenen Daten umgehen.

Frage 2: Wie schreibe ich eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten?

Bei der Erstellung einer Selbstauskunft sollten Sie folgende Elemente einbeziehen: Ihre Kontaktdaten, eine Übersicht der verarbeiteten Datenkategorien, den Zweck und die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sowie Informationen zur Speicherdauer und Ihren weiteren Rechten als betroffene Person.

Frage 3: Welche Teile sollten in einer Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten stehen?

Die wichtigsten Teile einer Selbstauskunft sind: Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, eine Beschreibung der verarbeiteten Datenkategorien, Angaben zum Verarbeitungszweck und zur Rechtsgrundlage, Informationen zur Speicherdauer und zum Datenschutzbeauftragten sowie Hinweise auf Ihre weiteren Rechte als betroffene Person.

Frage 4: Welche Informationen sollte eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthalten?

In einer Selbstauskunft sollten Sie angeben: Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Zudem sollten Sie die Datenkategorien angeben, die verarbeitet werden, den Verarbeitungszweck, die Rechtsgrundlage, die Speicherdauer sowie Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und Hinweise auf Ihre weiteren Rechte.

Frage 5: Wie kann ich eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten anfordern?

Sie können eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten schriftlich per Brief oder E-Mail an das Unternehmen senden, von dem Sie Auskunft wünschen. In vielen Fällen bieten Unternehmen auch Online-Formulare an, über die Sie eine Selbstauskunft anfordern können.

Frage 6: Gibt es Fristen für die Beantwortung einer Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten?

Ja, gemäß der DSGVO muss das Unternehmen Ihre Anfrage innerhalb eines Monats beantworten. In bestimmten Fällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Das Unternehmen ist jedoch verpflichtet, Sie innerhalb eines Monats über eine eventuelle Verlängerung und den Grund dafür zu informieren.

Frage 7: Welche Rechte habe ich, wenn das Unternehmen meine Selbstauskunft nicht oder unvollständig beantwortet?

Wenn das Unternehmen Ihre Selbstauskunft nicht oder unvollständig beantwortet, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen. Die Datenschutzbehörde wird den Fall dann prüfen und mögliche Sanktionen gegen das Unternehmen verhängen.

Frage 8: Muss ich für die Beantragung einer Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten Gebühren bezahlen?

Nein, grundsätzlich ist die Beantragung einer Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten kostenfrei. Das Unternehmen kann jedoch unter bestimmten Umständen eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag offensichtlich unbegründet oder übermäßig ist.

Frage 9: Wie lange sind Unternehmen verpflichtet, eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten aufzubewahren?

Unternehmen sollten eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten für die Dauer der Verarbeitung sowie für einen angemessenen Zeitraum danach aufbewahren. Dieser Zeitraum kann je nach Art der Datenverarbeitung variieren, sollte jedoch die geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.

Frage 10: Gibt es Muster oder Vorlagen für eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten?

Ja, im Internet finden Sie verschiedene Muster und Vorlagen für eine Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der DSGVO. Diese können als Orientierungshilfe bei der Erstellung Ihrer eigenen Selbstauskunft dienen, müssen jedoch individuell an Ihre Situation angepasst werden.

Bitte beachten Sie, dass diese Antworten allgemeiner Natur sind und keine Rechtsberatung darstellen. Es wird empfohlen, im Zweifelsfall einen Rechtsanwalt zu konsultieren, um Ihre individuelle Situation zu besprechen.

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Vorlage: Selbstauskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten DSGVO

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit mache ich von meinem Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Gebrauch und bitte um Informationen über die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten durch Ihr Unternehmen.

1. Angaben zur verantwortlichen Stelle

Name/Unternehmen: [Name/Unternehmen]

Adresse: [Adresse]

Kontaktdaten: [Telefonnummer, E-Mail-Adresse]

2. Verarbeitungszwecke und -arten

Bitte geben Sie an, zu welchen Zwecken und aufgrund welcher Rechtsgrundlage meine personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

[Verarbeitungszweck 1] [Verarbeitungszweck 2] [Verarbeitungszweck 3]
3. Kategorien der personenbezogenen Daten

Bitte geben Sie an, welche Kategorien meiner personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

[Kategorie 1] [Kategorie 2] [Kategorie 3]
4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Bitte geben Sie an, an welche Empfänger Ihre Daten übermittelt werden.

[Empfänger 1] [Empfänger 2] [Empfänger 3]
5. Übermittlung in Drittländer oder internationale Organisationen

Bitte geben Sie an, ob eine geplante Übermittlung meiner Daten in Drittländer oder an internationale Organisationen vorgesehen ist.

[Ja/Nein]

Wenn ja, bitte geben Sie an, welche Drittländer oder internationale Organisationen betroffen sind.

[Drittländer/Organisationen]
6. Dauer der Speicherung

Bitte geben Sie an, wie lange meine personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer.

[Dauer/Kriterien]
7. Rechte der betroffenen Person

Bitte setzen Sie die Informationen fort und geben Sie Auskunft über meine Rechte als betroffene Person gemäß Artikel 15-22 DSGVO.

[Recht 1] [Recht 2] [Recht 3]
8. Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

Bitte informieren Sie mich über mein Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.

[Beschwerderecht]
9. Herkunft der Daten

Bitte geben Sie an, woher Ihre Daten stammen, falls diese nicht direkt von mir erhoben wurden.

[Herkunft]

Ich bitte um eine umfassende, schriftliche Antwort innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat ab Eingang dieses Schreibens. Bitte teilen Sie mir auch mit, ob für die Auskunftserteilung Gebühren oder Kosten anfallen.

Bitte beachten Sie, dass ich meine Anfrage in schriftlicher Form verfasse, um meine Identität nachweisen zu können. Ich stehe Ihnen jedoch gerne für eventuelle Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

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