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| Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO |
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Wie schreibt man Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO
Einführung:
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Unternehmen, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten lassen, müssen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO abschließen. Dieser Vertrag legt die Bedingungen für die Auftragsverarbeitung und die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) fest, die der Auftragsverarbeiter ergreifen muss, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
1. Grundlegende Informationen:
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist ein schriftlicher Vertrag zwischen dem Verantwortlichen (Auftraggeber) und dem Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer). In diesem Vertrag werden die rechtlichen und praktischen Aspekte der Auftragsverarbeitung geregelt.
Die Anlage TOM (Technische und Organisatorische Maßnahmen) ist ein wichtiger Bestandteil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Sie legt die konkreten Maßnahmen fest, die der Auftragsverarbeiter zum Schutz der personenbezogenen Daten ergreifen muss. Die Anlage TOM sollte eng mit den Datenschutzrichtlinien des Verantwortlichen abgestimmt sein.
2. Pflichten des Auftragsverarbeiters:
Der Auftragsverarbeiter hat bestimmte Pflichten gemäß Artikel 28 DSGVO. Zu diesen Pflichten gehört unter anderem:
- 2.1 Sicherheit der Verarbeitung:
- Der Auftragsverarbeiter muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um ein angemessenes Schutzniveau für die personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Diese Maßnahmen müssen den Risiken der Verarbeitung gerecht werden und den aktuellen Stand der Technik berücksichtigen.
- 2.2 Vertraulichkeit:
- Der Auftragsverarbeiter muss sicherstellen, dass alle Personen, die Zugang zu den personenbezogenen Daten haben, der Vertraulichkeit unterliegen.
- 2.3 Unterstützung beim Datenschutz:
- Der Auftragsverarbeiter muss den Verantwortlichen bei der Wahrnehmung seiner Verpflichtungen gemäß Datenschutzgesetzen unterstützen. Dazu kann zum Beispiel die Bereitstellung von Informationen zur Verarbeitung oder die Zusammenarbeit mit Datenschutzbehörden gehören.
- 2.4 Unterbeauftragung:
- Der Auftragsverarbeiter darf die Daten nur mit dem vorherigen schriftlichen Einverständnis des Verantwortlichen an Dritte weitergeben, also unterbeauftragen. Der Verantwortliche muss der Auswahl und Kontrolle der Unterbeauftragten zustimmen.
- 2.5 Meldung von Datenpannen:
- Der Auftragsverarbeiter muss den Verantwortlichen unverzüglich informieren, wenn es zu einer Datenschutzverletzung kommt. Er muss den Verantwortlichen auch bei der Meldung der Datenpanne an die Datenschutzbehörde unterstützen.
3. Inhalt der Anlage TOM:
Die Anlage TOM enthält spezifische Maßnahmen, die der Auftragsverarbeiter umsetzen muss, um ein angemessenes Schutzniveau für die personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Der Inhalt der Anlage TOM sollte den rechtlichen und organisatorischen Anforderungen des Verantwortlichen entsprechen.
Die Anlage TOM kann folgende Punkte umfassen:
- Datensicherheit: Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten sicherzustellen.
- Zugangskontrolle: Die Kontrolle des Zugriffs auf personenbezogene Daten durch geeignete Authentifizierungs- und Autorisierungsverfahren.
- Notfallmaßnahmen: Die Maßnahmen zur Gewährleistung der Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten im Notfall, z. B. regelmäßige Datensicherungen und Wiederherstellungspläne.
- Überwachung und Kontrolle: Die Überwachung und Protokollierung der Zugriffe auf personenbezogene Daten sowie die regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der getroffenen TOM.
- Weisungsgebundenheit: Die Verpflichtung des Auftragsverarbeiters, die Daten nur gemäß den Weisungen des Verantwortlichen zu verarbeiten.
- Datenschutzbeauftragter: Die Pflicht des Auftragsverarbeiters, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
- Unterauftragsverhältnisse: Die Bedingungen für die Weitergabe von Daten an Unterbeauftragte und die Kontrolle dieser Unterbeauftragten.
- Datenübermittlung in Drittstaaten: Die Bedingungen für die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.
- Dokumentation: Die Pflicht des Auftragsverarbeiters, alle TOM und deren Umsetzung zu dokumentieren.
4. Überprüfung und Aktualisierung:
Die Anlage TOM sollte regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die getroffenen Maßnahmen weiterhin angemessen sind und den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen. Änderungen sollten schriftlich vereinbart und dokumentiert werden.
Fazit:
Die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO ist ein wichtiges Dokument, das die konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen festlegt, die vom Auftragsverarbeiter ergriffen werden müssen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Unternehmen sollten diesen Vertrag sorgfältig ausarbeiten und regelmäßig überprüfen, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.
FAQ Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO
FAQ Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO
Frage 1: Was ist die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO?
Die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO ist ein zusätzliches Dokument, das den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Sicherheit der personenbezogenen Daten dient, die im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt werden.
Frage 2: Warum ist die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO wichtig?
Die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO ist wichtig, da sie sicherstellt, dass die personenbezogenen Daten angemessen geschützt werden. Sie legt die erforderlichen Maßnahmen fest, die der Auftragsverarbeiter ergreifen muss, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.
Frage 3: Welche Elemente sollten in der Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO enthalten sein?
Die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO sollte unter anderem folgende Elemente enthalten:
Frage 4: Wie sollte die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO erstellt werden?
Die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO sollte in Absprache zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter erstellt werden. Sie sollte die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Organisationen und der zu verarbeitenden Daten berücksichtigen. Es empfiehlt sich auch, einen Rechtsbeistand hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Frage 5: Ist die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO verpflichtend?
Ja, gemäß der DSGVO ist die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung verpflichtend, wenn personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung verarbeitet werden. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden.
Frage 6: Gibt es Standardvorlagen für die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO?
Ja, es gibt Standardvorlagen für die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Diese Vorlagen können als Ausgangspunkt für die Erstellung der Anlage verwendet werden, sollten jedoch an die spezifischen Anforderungen der Organisation angepasst werden.
Frage 7: Was passiert, wenn die Anforderungen der Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO nicht erfüllt werden?
Wenn die Anforderungen der Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO nicht erfüllt werden, kann dies zu rechtlichen Konsequenzen führen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden können Sanktionen verhängen, die von Geldstrafen bis zum Entzug der Erlaubnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten reichen können.
Frage 8: Müssen die technischen und organisatorischen Maßnahmen in der Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO regelmäßig überprüft werden?
Ja, gemäß der DSGVO müssen die technischen und organisatorischen Maßnahmen in der Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung regelmäßig überprüft werden. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass die getroffenen Maßnahmen weiterhin angemessen sind und den aktuellen Bedrohungen und Risiken gerecht werden.
Frage 9: Ist die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO für alle Unternehmen erforderlich?
Nein, die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO ist nur erforderlich, wenn personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung verarbeitet werden. Unternehmen, die selbst personenbezogene Daten verarbeiten und keine Auftragsverarbeiter sind, müssen diese Anlage nicht erstellen.
Frage 10: Können in der Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO zusätzliche Maßnahmen festgelegt werden?
Ja, in der Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO können zusätzliche Maßnahmen festgelegt werden, die über die in der DSGVO genannten Anforderungen hinausgehen. Dies kann sinnvoll sein, um den spezifischen Anforderungen der Organisation gerecht zu werden und zusätzlichen Schutz für die verarbeiteten Daten zu bieten.
Insgesamt ist die Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten angemessen geschützt werden. Sie legt die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen fest, die der Auftragsverarbeiter ergreifen muss, um die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
Vorlage: Anlage TOM zum Vertrag Auftragsverarbeitung nach DSGVO
Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass die Übermittlung der personenbezogenen Daten verschlüsselt erfolgt, um deren Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten.
Es werden geeignete Schutzmaßnahmen ergriffen, um unbefugten Zugriff, unbefugte Nutzung und Weitergabe der personenbezogenen Daten zu verhindern.
Es werden regelmäßige Sicherheitskopien der personenbezogenen Daten angefertigt, um deren Verfügbarkeit im Falle eines Systemsausfalls oder einer anderen Störung sicherzustellen.
Alle Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters, die Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Es werden klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten festgelegt.
Es werden geeignete Verfahren zur Erfassung, Dokumentation und Bearbeitung von Datenschutzverletzungen implementiert.
Es wird regelmäßig eine Prüfung der TOM durchgeführt, um deren Wirksamkeit und Angemessenheit sicherzustellen.
Es wird eine Datenschutzerklärung erstellt, die den Betroffenen transparente Informationen über die Verarbeitung ihrer Daten bereitstellt.
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Auftraggeber
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Auftragsverarbeiter
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Datum